​Zestaw materiałów promocyjnych na konferencję lub targi składa się z czterech grup: oznakowania stoiska (ścianka, roll-up, lada), materiałów do wręczenia (katalog, ulotka, wizytówki), gadżetów oraz zapasu i akcesoriów. Projekty warto zamknąć 4 tygodnie przed wydarzeniem, a druk zlecić 2–3 tygodnie wcześniej. Poniżej kompletna lista kontrolna z formatami, ilościami i terminami.

Spis treści

1. Czym jest zestaw materiałów promocyjnych na wydarzenie?
2. Jakie materiały są potrzebne na stoisku?
3. Co przygotować do wręczenia odwiedzającym?
4. Lista kontrolna: formaty, ilości i terminy
5. Jakie gadżety dołączyć do zestawu?
6. Gdzie i kiedy zamówić druk całego zestawu?
7. Jakich błędów unikać przy kompletowaniu zestawu?
8. FAQ: najczęstsze pytania
9. Co zapamiętać?

Czym jest zestaw materiałów promocyjnych na wydarzenie?

Zestaw materiałów promocyjnych na wydarzenie to komplet drukowanych i fizycznych nośników, które identyfikują firmę na stoisku, przekazują ofertę i zostają u odbiorcy po wydarzeniu. Dobrze skompletowany zestaw jest spójny wizualnie, dopasowany do formatu wydarzenia i przygotowany z niewielkim zapasem. Źle skompletowany oznacza puste stojaki w drugim dniu targów albo trzy kartony katalogów wracające do biura.

Okazji do wykorzystania takiego zestawu nie brakuje. Według raportu Polskiej Organizacji Turystycznej w 2025 roku w analizowanych polskich miastach odbyło się 18 596 spotkań i wydarzeń biznesowych, z czego blisko 40% stanowiły konferencje i kongresy. Kraków zajął 62. miejsce na świecie w rankingu ICCA z 44 międzynarodowymi spotkaniami stowarzyszeń. Dane o krakowskim rynku spotkań publikuje Kraków Convention Bureau.

Jakie materiały są potrzebne na stoisku?

Na stoisku potrzebne są materiały, które z odległości kilku metrów mówią, kim jest firma i czym się zajmuje. Odwiedzający przechodzi obok stoiska w kilka sekund, więc grafika musi być czytelna z daleka. Logo, jedno hasło i główna korzyść powinny znaleźć się na wysokości wzroku, a nie przy podłodze.

Podstawowe elementy oznakowania stoiska to:

• ścianka wystawiennicza (tekstylna lub magnetyczna), najczęściej o szerokości 3 m, jako główne tło,
• roll-upy w standardowym formacie 85 × 200 cm lub 100 × 200 cm, łatwe w transporcie i wielokrotnego użytku,
• lada promocyjna z nadrukiem, która porządkuje przestrzeń i daje miejsce na materiały,
• plakaty lub tablice z produktami, cennikiem lub schematem usługi,
• stojak na ulotki i oznaczenia z kodem QR do oferty online.

Na konferencji z małym punktem wystawienniczym często wystarczą jeden lub dwa roll-upy i lada. Ścianka ma sens na targach, gdzie stoisko konkuruje z dziesiątkami innych w tej samej hali.

Co przygotować do wręczenia odwiedzającym?

Materiały do wręczenia powinny odpowiadać na pytanie, które odbiorca zada sobie po powrocie do biura: „co ta firma może dla mnie zrobić i jak się z nią skontaktować?”. Najlepiej sprawdza się podział na dwa poziomy: lekki materiał dla wszystkich i bardziej rozbudowany dla rozmówców z realnym potencjałem.

• Ulotka lub karta produktowa w formacie A5 lub DL dla każdego odwiedzającego.
• Katalog lub broszura dla rozmówców zainteresowanych ofertą.
• Wizytówki dla każdej osoby z zespołu, z kodem QR do profilu lub kalendarza spotkań.
• Oferta targowa na jednej kartce, z terminem ważności i kodem rabatowym.
• Teczka ofertowa dla kluczowych klientów, w której można złożyć wszystkie materiały.

Coraz więcej uczestników woli zeskanować kod QR niż nosić papier przez cały dzień. Nie oznacza to rezygnacji z druku, tylko rozsądniejszy podział: mniej grubych katalogów, więcej lekkich materiałów prowadzących do treści online.

Lista kontrolna: formaty, ilości i terminy

Ilości materiałów najlepiej planować na podstawie spodziewanej liczby rozmów, a nie całkowitej frekwencji wydarzenia. Jeśli zespół przeprowadzi realnie 100–150 rozmów dziennie, nie ma sensu drukować tysięcy katalogów. Poniższa tabela zawiera orientacyjne wartości dla stoiska na dwudniowych targach regionalnych.

Ilości z tabeli to punkt wyjścia, który trzeba skorygować o doświadczenia z poprzednich edycji. Po każdym wydarzeniu warto zapisać, ile materiałów zostało, a ilu zabrakło. Po dwóch lub trzech wydarzeniach planowanie staje się znacznie dokładniejsze.

Jakie gadżety dołączyć do zestawu?

Do zestawu warto dołączyć gadżety przydatne na co dzień, bo to one najdłużej przypominają o marce. Badania Advertising Specialty Institute (ASI) od lat wskazują, że około 85% odbiorców pamięta firmę, od której dostali przedmiot z logo. Najwyższy poziom zapamiętania notuje odzież, ale dobrze wypadają też kubki, torby i artykuły piśmiennicze.

Na wydarzeniach sprawdza się podział na dwie grupy. Pierwsza to lekkie gadżety dla wszystkich odwiedzających: długopisy, notesy, smycze, torby bawełniane. Druga to droższe upominki dla osób, z którymi rozmowa przyniosła realny potencjał sprzedażowy. Gadżet powinien pasować do branży: firma IT może postawić na ładowarki lub organizery kabli, a producent żywności na torby i kubki.

Gdzie i kiedy zamówić druk całego zestawu?

Cały zestaw najlepiej zamówić u jednego wykonawcy, który obsługuje zarówno druk wielkoformatowy, jak i materiały małoformatowe oraz gadżety. Taki wybór ułatwia zachowanie spójnych kolorów logo na ściance, ulotce i kubku. Zmniejsza też liczbę terminów do pilnowania i paczek do odebrania tuż przed wyjazdem.

Przy wydarzeniach w Krakowie, np. w EXPO Kraków, ICE Kraków lub w salach uczelnianych, praktyczna jest bliskość drukarni. Pozwala odebrać zamówienie osobiście dzień przed montażem stoiska i dodrukować brakujące materiały w trakcie wydarzenia. W tej roli sprawdza się drukarnia kraków Lobos Promo, oferująca roll-upy, systemy wystawiennicze, katalogi szyte, ulotki i gadżety z logo w jednym miejscu, z odbiorem przy al. Powstania Warszawskiego 15 lub wysyłką kurierską. Firmy organizujące wiele wydarzeń w różnych miastach mogą też rozważyć ogólnopolskie platformy druku online, o ile zaplanują zamówienia z odpowiednim wyprzedzeniem.

Bez względu na wybór wykonawcy warto poprosić o wydruk próbny kolorów przy większym zamówieniu oraz o zabezpieczenie wydruków wielkoformatowych na czas transportu.

Jakich błędów unikać przy kompletowaniu zestawu?

Najczęstsze błędy przy kompletowaniu zestawu wynikają z pośpiechu i braku planu ilości. Można ich uniknąć, sprawdzając kilka punktów jeszcze przed wysłaniem plików do druku:

1. Data lub nazwa wydarzenia na roll-upie, przez co nośnik nie nadaje się do ponownego użycia.
2. Zbyt dużo tekstu na ściance, nieczytelnego z odległości 3–4 metrów.
3. Różne odcienie logo na materiałach zamawianych u kilku dostawców.
4. Brak kodu QR lub kod prowadzący na stronę główną zamiast na ofertę targową.
5. Brak zapasu wizytówek, który kończy się pisaniem numeru telefonu na ulotce.
6. Brak skrzyni transportowej i taśmy, przez co materiały docierają pogniecione.

FAQ: najczęstsze pytania

Ile kosztuje zestaw materiałów na targi?

Koszt zestawu zależy głównie od elementów wielkoformatowych i gadżetów. Ścianka i roll-upy to wydatek jednorazowy, rozłożony na wiele wydarzeń. Ulotki, wizytówki i podstawowe gadżety w krótkich seriach są relatywnie tanie. Najlepiej poprosić o wycenę całego pakietu, bo wykonawcy często oferują lepsze warunki przy łączonym zamówieniu.

Czy roll-up można wykorzystać na kilku wydarzeniach?

Tak, roll-up jest nośnikiem wielokrotnego użytku, pod warunkiem że jego treść nie zawiera daty ani nazwy konkretnego wydarzenia. Dobrej jakości kaseta i wydruk wytrzymują wiele montaży. W razie zmiany oferty wystarczy wymienić samą grafikę, bez kupowania nowej konstrukcji.

Ile katalogów zabrać na konferencję?

Liczbę katalogów najlepiej oszacować na podstawie liczby rozmów kwalifikowanych, a nie frekwencji. Na konferencji z małym punktem wystawienniczym zwykle wystarcza kilkadziesiąt egzemplarzy. Pozostałym uczestnikom lepiej dać lekką ulotkę z kodem QR do wersji online katalogu.

Jakie materiały przygotować, gdy firma jest sponsorem konferencji?

Sponsor zwykle dostarcza materiały do pakietu uczestnika: torbę z logo, notes, długopis lub smycz oraz ulotkę z ofertą. Do tego dochodzą roll-upy przy scenie i w strefie networkingu. Ilości ustala się z organizatorem na podstawie liczby zarejestrowanych uczestników, z zapasem 5–10%.

Co zapamiętać?

• Zestaw obejmuje oznakowanie stoiska, materiały do wręczenia, gadżety i akcesoria transportowe.
• Ilości planuje się na podstawie liczby realnych rozmów, a nie frekwencji wydarzenia.
• Roll-upy i ścianki projektuje się bez dat, aby służyły przez wiele wydarzeń.
• Jeden wykonawca dla całego zestawu ułatwia zachowanie spójnych kolorów i terminów.
• Notatki o zużyciu materiałów po każdym wydarzeniu poprawiają planowanie kolejnych.